Hay un principio básico que aprendí con los años, LO QUE NO SE MIDE NO SE PUEDE CONTROLAR.
El ejemplo que describe esta afirmación es el caso del control de la producción en una celda, la cual tiene un estándar de piezas por hora y, si se mide y reporta la producción al final del día, es evidente que, si el resultado fue menor al estándar ya no se puede hacer nada para mejorar el resultado. Por otro lado, si se mide y se reporta el desempeño cada hora y va mal, por lo tanto, tenemos tiempo, en lo que resta del día, de modificar el resultado.
Es lo mismo con el desempeño y la responsabilidad de los empleados, si no medimos su desempeño, como pretendemos que tengan responsabilidad en la empresa.
Los datos muestran que el 82% de los gerentes reconocen que tienen una capacidad "limitada o nula" para hacer que otros rindan cuentas con éxito, y el 91% de los empleados diría que "responsabilizar a los demás de manera efectiva" es una de las principales necesidades de desarrollo de liderazgo de su empresa. La investigación también confirma lo insignificantes que los sistemas de responsabilidad actuales hacen sentir a los empleados.
Gallup descubrió que solo el 14% de los empleados siente que su desempeño se administra de una manera que los motiva, el 26% recibe comentarios menos de una vez al año, el 21% siente que sus métricas de desempeño están bajo su control y el 40% siente que su gerente piensa que ellos son responsables de las metas que establecieron.
Agregue a eso el hecho de que el 70% de los empleados sienten que sus gerentes no son objetivos en la forma en que evalúan su desempeño, y no es de extrañar que el 69% de los empleados no sientan que están desarrollando su potencial en el trabajo.
Por décadas los empresarios se han quebrado la cabeza para solucionar el grave problema de la falta de responsabilidad de sus empleados y por desgracia, solo pocos lo han resuelto.
Por supuesto que hay muchos factores que explican el porque de este grabe problema, sin embargo, el problema surge y se consolida por las siguientes causas:
1.- El emprendedor, dueño o director no tiene claro la razón de ser ni la dirección de la empresa.
2.- Debido a la falta de políticas y procedimientos o falta de su aplicación, los jefes suponen que los empleados saben hacer las actividades por las cuales fueron contratados, este prejuicio genera un gran malestar no solo a los jefes sino particularmente a los empleados ya que se sienten sin dirección ni apoyo para cumplir con sus supuestas responsabilidades.
3.- La medición del desempeño es quisa el elemento menos utilizado en la gestión tanto de los procesos, como en la evaluación del desempeño de las personas. La falta de objetivos claros y su medición hace que los empleados no tengan el incentivo de logro, de conseguir algo a través de su trabajo y debilita el gusto y su permanencia en el trabajo
4.- Al no practicar continuamente los 3 enunciados anteriores, consecuentemente las empresas tienen una cultura poco orientada a resultados, falta de trabajo en equipo y, particularmente una tremenda desconfianza entre jefes y empleados.
¿Cómo fomentar la responsabilidad de los empleados?
El líder de la organización es el primer responsable para fomentar la responsabilidad de los empleados, esa responsabilidad del líder, se inicia al definir claramente la razón de ser de la empresa que dirige, así como la dirección hacia donde se quiere llevar a la empresa, la cual debe incluir objetivos y presupuestos con responsables específicos, que deben ser medidos y reportados de manera periódica para que sean conocidos por todos los colaboradores.
Se deben documentar las políticas y procedimientos, estos documentos deben ser desarrollados por los mismos empleados responsables de esas actividades lo cual conlleva a que los empleados tengan muy claro de que son responsables.
El desarrollo de estos documentos debe ser de abajo hacia arriba, y cada puesto debe contar con todas sus políticas y procedimiento para el buen desempeño de sus funciones.
Por supuesto que las políticas y procedimientos son documentos vivos, esto es, que deben ser modificados en función de cambios o mejoras de procesos o cambios de tecnología.
El resultado de las responsabilidades relevantes relacionadas con los objetivos a cumplir de cada puesto en la organización, deben ser medidos periódicamente, con el objetivo de conocer el desempeño y que se apliquen las consecuencias pertinentes, a las personas se les evalúa para promociones o para incremento de sueldo y si el resultado de la medición no es bueno, se debe tomar como referencia para modificar la forma de hacer las cosas y cambiar el resultado esperado en el corto plazo.
De ahí que las empresas deben redefinir drásticamente lo que significa para los líderes crear una cultura de responsabilidad.
La cultura de responsabilidad se inicia cuando el líder es consciente, que una de sus principales responsabilidades es crear las condiciones para que las personas sean responsables, hagan sus mejores contribuciones y literalmente que disfruten su trabajo.