A continuación, les comparto, una muestra, de las actividades que se pueden programar para desarrollar e implementar el presupuesto, los objetivos, las estrategias, y los planes y programas para el próximo año.
Generalmente este proceso tarda 2 meses desde su inicio hasta su puesta en marcha, iniciándose en octubre y concluyéndose en noviembre de cada año.
Finalmente, el resultado de este proceso se puede visualizar, compartir y revisar el desempeño, con los colaboradores de manera muy simple y gráfica, usando la matriz de HOSHIN KANRI
1. Revisar el presupuesto de ventas y la rentabilidad actual (EBITDA).
2. Identificar áreas de mejora y oportunidades. (Ventas y Operaciones)
3. Definir supuestos generales como mercado, capacidad, etc.
4. Hacer el pronóstico de ventas
5. Hacer el estado de resultados del próximo año con el pronóstico de ventas y los datos históricos (proporciones del ERO actual) y los supuestos definidos.
6. Hacer análisis de sensibilidad variando las ventas, el costo de ventas y los gastos de administración, usando también los supuestos generales definidos.
7. Escoger (fijar) las ventas y la rentabilidad a partir del resultado del análisis de sensibilidad.
8. Establecer objetivos específicos basados en el análisis.
9. Desarrollar estrategias específicas para cada objetivo. Realizar eventos Kaizen para establecer las estrategias y checar la factibilidad.
10. Diseñar los planes y programas asi como las acciones detalladas para cada estrategia. Realizar eventos Kaizen para elaborar los planes y checar su factibilidad en función de los recursos actuales.
11. Fijar las fechas de inicio y terminación de cada uno de los planes
12. Definir indicadores clave de desempeño (KPIs) para cada objetivo y cada plan asi como fijar el responsable de la ejecución de cada objetivo/plan.
13. Asignar recursos necesarios (el presupuesto) para implementar los planes a cada uno de los responsables.
14. Asignar el presupuesto a cada uno de los departamentos.
15. Iniciar la implementación de los planes y programas.
16. Capacitar al personal para nuevos procesos o tecnologías.
17. Monitorear y ajustar la asignación de recursos según sea necesario.
18. Iniciar revisiones mensuales para evaluar el progreso.
19. Ajustar estrategias según los resultados y cambios en el mercado.
20. Recopilar y analizar datos de KPIs.
21. Realizar eventos Kaizen para abordar posibles cuellos de botella.
22. Evaluar la flexibilidad de las estrategias frente a cambios inesperados.
23. Realizar ajustes en las estrategias según la evolución del mercado.
24. Realizar reuniones para comunicar los logros y desafíos.
25. Implementar sesiones Kaizen para generar sugerencias y mejoras.
En resumen, contar con un plan detallado para el desarrollo e implementación del presupuesto, objetivos, estrategias y programas, nos da una buena dosis de certidumbre para enfrentar los retos del próximo año.