El primer paso es el de revisar los datos históricos, constituidos por: los últimos 24 meses de estados de resultados operativos; las ventas mensuales por familia de producto/servicio; y el margen bruto (ventas menos el costo de ventas) también por familia de producto/servicio.
Es muy provechoso examinar, si se mantuvieron o cambiaron las proporciones sobre ventas, del año en curso vs. el año anterior. Esto con el objeto de confirmar si hubo cambios en la mezcla de productos/servicios vendidos. De igual manera que analizar si la estacionalidad, produjo efectos.
Seguidamente tendríamos que decidir el EBITDA, que se proyecta lograr para el año siguiente.
Para ello hay que calcular las ventas requeridas, aplicando las proporciones de año en curso.
Revisar si es razonable el monto de ventas del presupuesto; en relación con el panorama económico regional e internacional; así como analizar si los costos de ventas, y los gastos de administración guardan coherencia.
A partir de ese primer presupuesto, se construyen las estrategias de ventas (nuevos productos y nuevos mercados); así como los programas de reducción de costos, para mejorar la competitividad. En la planeación de estrategias, participan el área de operaciones, el área comercial y la administración.
Ya con las estrategias establecidas; se cuantifican los incrementos y/o reducciones del presupuesto; para luego recalcularlo.
El presupuesto nuevo, se divide en los 12 meses del año siguiente, y a cada uno de ellos, debemos aplicar el resultado del análisis de estacionalidad, para fijar los presupuestos mensuales.
Hay que considerar también, si los costos de ventas y los gastos de administración son adecuados a las ventas mensuales estimadas. De otra manera deben modificarse el costo de ventas y los gastos de administración, hasta obtener la rentabilidad deseada en el acumulado anual.
Finalmente, una vez que el presupuesto ha sido consensado por todas las áreas participantes, se publica; y con él, se podrá ir calibrando el desempeño de la empresa, de manera semanal, mensual y acumulado a la fecha de revisión.